Oh yes. It’s that time of the year…

Aan de coördinator die gelooft in de kracht van ‘samen’ en een plan voor en door gebruikers wilt schrijven. Aan de beleidsmedewerker die van de wereld een mooiere plek probeert te maken. En aan de workshopbegeleider die de kans grijpt om een magische klik te creëren door stakeholders te verbinden met de organisatie: deze blogpost is voor jou.

Voor je begint na te denken over de punten van een stakeholder bevraging: proficiat.

Want je beseft dat het participatieproject een cruciaal moment is in de opmaak van een beleidsplan. Het is niet alleen maar een verplicht nummertje voor ‘de schone ogen van de politiekers’. De toekomst van je organisatie vereist een samenwerking met je gebruikers, buurtbewoners en partners.

Beleidsplannen opmaken doe je met de broodnodige participatie en input van stakeholders.

Nu, als het woord ‘participatie’ je maagzweren bezorgt en de suffe bijeenkomst van 5 jaar geleden jouw blauwdruk is voor advies, dan is deze blogpost niet voor jou. Klik gerust op het witte kruisje in de rechterbovenhoek en verzend de droge uitnodiging voor je bevraging.

De 5 cruciale vragen die je moet stellen vóór je een uitnodiging stuurt met een stakeholder bevraging van je beleidsplan, gelden voor diegenen die van elke samenkomst een transformerend moment willen maken.

Nu we onder ons zijn, wereldverbeteraars en cheerleaders van de participatieladders, kunnen we verder. Because I feel you.

Je zit zwaar te puffen achter je computer door het extra werk boven de dagelijkse taken. Je vindt inspiratie (of niet) in één of andere participatiewijzer en met een klein hartje blader je door DE IDEALE methodieken. Of je bent op het punt gekomen om met bakken enthousiasme op de send knop van je e-mailuitnodiging te drukken…

En ja, ik snap het: the logistics are real. Het is moeilijk om een datum te prikken waarop iedereen beschikbaar kan zijn. Daarbovenop is die ene zaal in het Cultuurcentrum drukbezet en wil je zeker zijn van je locatie. De bestelling voor de catering moet ook op tijd geplaatst worden. En het plan moet nog geschreven worden. Het is alle hens aan dek! De TGV van je participatietraject is vertrokken.

Toch vraag ik je nu om te vertragen. “Reculer pour mieux sauter”, zei een goeie buurvrouw me ooit. Adem eerst diep in en sta even stil bij volgende vragen.

“In bijlage vind je de eerste versie van het beleidsplan terug. Graag je input doorsturen tegen donderdag.

Tussen ons gezegd en gezwegen is er niemand die droomt om feedback te geven op een 67 paginalange, kurkdroog Word bestand dat geschreven is in bullshit-bingo-participatietaal. Echt niet.

Daag jezelf bij aanvang uit om een duidelijke keuze te maken tussen een gerichte of generieke bevraging.

Bij een generieke bevraging stel je algemene vragen: wat vind je belangrijk voor onze organisatie, welke richting moeten we uit de komende 5 jaar of waar moeten we meer op inzetten?

Een gerichte bevraging stelt je in de mogelijkheid dieper in te gaan op knelpunten bv. door te vragen hoe je een situatie concreet kan aanpakken en eventueel strategische lijnen uit kan tekenen. Dit is interessanter voor je stakeholders omdat je een vraagstuk aankaart dat in ieders belang speelt.

Eens je keuze gemaakt is, kan je het expliciet benoemen. Zo weet elke genodigde of je louter algemene input verwacht of dat er een mogelijkheid is om het over dat ‘ene hete hangijzer’ te hebben.

Managing expectations and realistic results. Altijd fijn als je een participatiefeest op poten zet.

Stel je daarom bij het versturen van de uitnodiging de vraag: wat is ons beoogde resultaat?

Hoe specifieker het topic, hoe meer betrokkenheid je kan verwachten. En dat brengt ons naadloos bij de volgende vraag.

De deelnemerslijst staat te blinken en het opzet van je participatiesessie staat op punt. Gaan met die banaan…tijd om de zaal van achter de hoek met 50 stoelen te boeken!

En opnieuw ga ik je vragen om even stil te staan.  

Stil te staan bij de impact die een locatie heeft op je sessie. Of je nu de plaatselijke parochiezaal, een open plekje in het stadspark of de zaal boven een bruin café voorziet… dat is allemaal prima. Maar hou in het achterhoofd dat de locatie die je kiest een cruciale impact heeft op je sessie.

De locatie zorgt er namelijk voor dat mensen zich op een bepaalde manier gaan gedragen en dat de toon en sfeer, nog voor de eerste woorden zijn gevallen, is gezet. Elke plek kent zijn eigen codes en wordt geassocieerd met eigen gedragingen.

Zie de locatie vooral als een extra deelnemer: een deelnemer die je stimuleert om relaxter te zitten of een deelnemer die oproept om formeel in de sessie te stappen.

Stel je daarom de vraag: helpt de locatie om je beoogde resultaat te bereiken?

Amai, dit gaat vlotjes. Je weet nu waarom je het doet, wat je wilt bereiken, wie je uitnodigt en welke locatie je gaat boeken. Het is tijd om de laatste stap te zetten en je uitnodiging op te stellen.

Genoeg gereflecteerd. Time for some action! Duw op die verzendknop. En zie (ik wens het je zo ongelooflijk hard toe) de aanwezigheden binnenstromen.

Want jij die gelooft in de kracht van participatie en co-creatie, jou stuur ik pluimen, confetti en massaal veel succes. Want jij luistert naar bewoners. Jij laat stemmen horen en je doet er iets mee. En zonder in een serenade uit te barsten: jij maakt echt een verschil.

PS: Na al deze reflecties wordt D-DAY ontwerpen een walk in the park ;)

Tessa 

Heb je graag advies voor het uittekenen van je participatietraject? Heb je nood aan een externe en betrokken stem die vanop een afstand naar je uitdagingen kijkt? Een advocaat van de duivel die je werkgroep uitdaagt of gewoon iemand om mee te sparren?

Boek een intake-call rechtstreeks in mijn agenda en beantwoord als voorbereiding alvast bovenstaande vragen ;). Tot binnenkort!